「手紙の文章は、想いを届ける。」
昨今では、通信機器の発達により、遠隔地にいる相手へとコミュニケーションは、電話やEメールが主流となった。
また、インターネットの発達によって、チャットやソーシャルメディアでのやりとりも加速している。
だからこそ、手紙を使うことが、差別化になる。
現代人は、手紙を書く機会が少なければ、手紙をもらう機会も少ない。 そこへ、手紙によるアプローチをすることで、印象がグッと強まるのだ。
利用シーンは、感謝の手紙、想いを伝える手紙、あいさつ、お知らせ、宣伝など多岐にわたる。 ただ、用途によって手紙の文章には違いがあるので、注意が必要だ。
以下に、手紙の書き方、そのポイントをまとめたので参考にしてほしい。
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まとめ
- 手紙の長所
- 想いを届ける『手紙』の文章7つのポイント
- ありのまま書かない
- 自分を演出する
- 人間味のある言葉を加える
- 伝えたいことをくり返す
- 敬意をこめる
- 必ず確認する
- 書いたことを忘れる
手紙の長所
現代人にとって、手紙を書くことは一苦労だが、それだけ長所もある。
- 暇な時にじっくりと読んでもらえる
- くり返し読んでもらえる
- 一方的にまとめて語れる
- じっくりと書き直せる
- 落ち着いて伝えられる
- ぬくもりがある
「ひまなとき」「くり返し」という要素はメールでも同じだが、よりぬくもりがあるのが手紙だ。 そして、手紙だからこそ、ある程度長文でも許される。
また、何度もやり取りすることが想定されていないだけに、一方的にたたみかけることもできる。 読み返し、書き直し、感情を落ち着かせて、冷静に伝えたいことを伝えられるのだ。
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想いを届ける『手紙』の文章7つのポイント
事務的、慣例的な手紙を書く場合には、フォーマットを利用してほしい。 書き方の文例集は、書籍でも、インターネットでもたくさんある。
ここでは、フォーマット以外のポイントを列挙した。 「手紙を書く前」「書いている途中」「書き終わった時」に確認してほしい。
あなたの手紙の完成度が、格段に高まること間違いないしだ。
1.ありのまま書かない
学生の頃、感想文を書く際には「自分が思ったことをありのままに書きなさい」と教わったことだろう。 しかし、残念ながら、ありのまま書いても文章にはならない。
それは、ただ「思ったことを書いたもの」でしかない。 相手の心に響かないばかりか、趣旨が伝わらない可能性もある。
こと手紙でにおいては、「想いが伝わる」ことが一番大切だ。
ありのまま書くのではなく、読み手がどのように読むか、どのように感じるかを、読み手の立場から考えよう。 自己満足にならないように、①考えて、②伝えて、③ときに説得する、文章にしよう。
2.自分を演出する
書き手と読み手が面と向かってない以上、手紙におけるコミュニケーションは文章で決まる。 つまり、文章によってあなたは判断される、ということだ。
あなたの人柄、知性、人間性、優しさや面白さなど、全ての要素が判断される。 しかも、インパクトが強い手紙という媒体では、ひとしおだ。 場合によっては何度も読み返されるかもしれない。
だからこそ、見せたい自分を演出しよう。 これはなにも、自分を無理矢理に飾るということではない。
①余計な言葉を排除して、②あなたらしく、③スタイリッシュに仕上げよう、ということだ。 幸い、話し言葉と違って手直しができる。 無駄な言葉、余計な言葉、自分のイメージをマイナスにする言葉をどんどん削って、自分を演出するべきだ。
最後は、声に出して読んでみるよ良い。
3.人間味のある言葉を加える
フォーマットを利用する場合にも、人間味のある言葉を加えるだけで、手紙に”あなたらしさ”が出る。 人間味のある言葉とは、以下のようなものだ。
- 相手との思い出を語る ex.「登山に行った時は楽しかったね」
- 相手が好きなもの・ことにふれる ex.「君の好きな和食を食べに行こう」
- 相手を想いやる言葉 ex.「体を冷やさないように注意して」
- 次に会った時のことを想像させる ex.「渡したいものがあるからお楽しみに」
- 本音をもらす ex.「君がいないと寂しいな」
これらは、他の人にではなく、あなたにしか書けない文章だ。 だからこそ、心に響く。
4.伝えたいことをくり返す
「くり返す」というポイントには、2つの意味がある。
- 言葉をくり返す
- 「説明」と「例え」で言い換えてくり返す
というものだ。
1の場合は、「本当に、本当に好きだ」という単純なくり返しで、言葉を強める。
そうすることで、より自然な形で強調できるのだ。
また2の場合には、「あなたのことが好きだ。そう、ロミオがジュリエットを愛するように、誰よりも」となる。 三回繰り返す場合には、説明1回、例え2回がバランス的に良いだろう。
参考：マスコミ小論文作法―受験生・マスコミ志望者・社会人の文章読本
5.敬意をこめる
手紙は一方通行のコミュニケーションだけに、敬意をこめなくてはならない。 相手に敬意をこめるということは、「書き手の心・内容・意図」をできる限り”正確”に伝えようと努力することだ。
具体的には
- わかりやすく
- 短く簡潔に
- 主張を明確に
書くということである。
手紙の文章は、独りよがりになってはならない。 相手に対する最大限の敬意を、手紙にこめよう。
6.必ず確認する
どれだけ上手に書けたと思った手紙も、必ず確認をしよう。 何を確認すればよいのか分からなければ、以下の項目を一つずつチェックしてほしい。
- 書こうと思ったことが書けているか
- 余計なことは書いていないか
- 文脈の中に矛盾はないか
- ことばづかいは適当か
- 誤字脱字はないか
- より簡潔に書き直せる部分はないか
内容だけでなく、全体の長さや、一字一句まで、丁寧に確認したい。 それが、相手への思いやりとなる。
7.書いたことを忘れる
もちろん、手紙の存在を、本当に忘れてはいけない。 だが、必要以上に気にしてもいけない、ということだ。
苦労して書いた手紙であれば、それだけ返事を期待してしまう。 しかし、それは相手にとって負担になるだけだ。
すべての想いを手紙に託した。 あなたはきっと、スッキリしていることだろう。
それだけでも、手紙を書いた価値はあったのだ。 自分の気持ちが相手に伝わったことを信じて、手紙のことは頭の片隅に追いやろう。
まとめ
- 手紙の長所
- 想いを届ける『手紙』の文章7つのポイント
- ありのまま書かない
- 自分を演出する
- 人間味のある言葉を加える
- 伝えたいことをくり返す
- 敬意をこめる
- 必ず確認する
- 書いたことを忘れる
いかがだろうか。
手紙は、使われなくなっただけに、ここぞという時にインパクトを与えるツールとなった。 だからこそ、利用する時は細心の注意をはらいたい。
ここに記載したポイントを参考にして、ぜひ手紙というツールを、最大限に活用してほしい。
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コジゲン一言メモ
手紙は手書きが良いんだけど、じつはパソコンで書いても効果はあるんだ！ あなたらしい言葉が盛り込まれていれば、それだけで強い印象を与えられるよ！
参考
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