ビジネスで使う文章は「型」を守れば誰でも書ける!

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 ビジネスシーンでは、さまざまな文章を書くことがあります。よく使われているものを挙げると、企画書や報告書、提案書、さらにはレポートや論文などを書くシーンもあるかもしれません。

 もともと文章を書くのが苦手な人は、これらの文章を書くのに苦労されていると思います。ただ、ビジネスで使う文章に関しては、一定の型を守って書けば、誰でも簡単に書くことができます。

 実は、ビジネスに限らず、あらゆる文章には型があります。その型を知り、上手に使いこなすことができれば、時間や労力をかけることなく、誰でもスラスラと文章を書き上げることができるのです。

 そこで本稿では、ビジネスで使う文章の型について紹介しましょう。

■ビジネスで使う文章は「型」が大事

 ビジネスで使う文章の型は、「結論」「本論」「再結論」という3つの要素と順番が基本となります。言い換えると、「①最も言いたいこと」「②その根拠」「③あらためて最も言いたいこと」という流れになります。

 よくある失敗例として、「何が言いたいのかわからない」ものがあります。そのような文章は、最初に結論が示されておらず、また何を伝えるための文章なのかわからないため、結果的に「何が言いたいのかわからない」となってしまいます。

 そこで、冒頭で端的に「◯◯について提案します」と示し、「その根拠は……」と続け、最後にあらためて「以上のことから◯◯について提案します」と結べば、文章は自然と論理的で説得的なものとなります。

 このように、ビジネスで使う文章は「結論」「本論」「再結論」という3つのパターンを守っておくことが大切です。ここから、書くべき文章に応じて、バリエーションを増やしていくといいでしょう。

■基本の型をマスターしよう

 これら3つの要素を並べて構成すれば、企画書や報告書、提案書、さらにはレポートや論文も、よりスムーズに書くことができます。もちろん応用は必要ですが、基本の型があることによって悩まなくなるのです。

 応用の仕方としては、本論を「前段」と「後段」の2部構成にしたり、あるいは「上中下」の3部構成にしたりなどが可能です。バリエーションはさまざまなので、取り組む文章に応じて変えてみるといいでしょう。

 また、「結論」「本論」「再結論」という基本パターンは、文章だけでなく会話やプレゼンテーションでも活用できます。会話では、「結論から申し上げますと……」とはじめ、「その理由としましては……」と続けることが可能です。

 またプレゼンテーションでは、「本日は◯◯について提案します」とはじめ、「そもそも現状として……」などと続けることができます。いずれにしても、「結論」「本論」「再結論」という流れは変わりません。

■型に沿って文章を書いてみよう!

 3つの構成について理解できたら、ビジネスで使う文章の基本型である「結論」「本論」「再結論」で実際に文章を書いてみましょう。最初に結論を述べ、根拠を提示し、あらためて結論を述べる流れです。

 もちろん、文章を書く前に、きちんと自分なりの結論を用意しておかなければなりません。自分が主張したこと(結論)が明確でないまま文章を書きはじめても、何を書けばいいのかわからず、途中で手が止まってしまいます。

 そのため、「結論」「本論」「再結論」のそれぞれに盛り込む具体的な内容を、文章を書く前に用意しておきましょう。この段階では、メモや箇条書きレベルで構いません。資料として、情報を蓄積していきます。

 そのときに蓄積した情報が、実際の文章になります。どれほどきちんと情報を積み上げられたかによって、文章の質も変わってきます。だからこそ、事前にしっかりと準備しておく事が大事です。

 準備ができたら、あとは「結論」「本論」「再結論」という流れに落とし込むだけです。とくに本論は文章のメインとなる部分なので、盛り込む項目をいくつか挙げ、「見出し」にしておくといいでしょう。

 たとえば、「現状」「課題」「提案」「根拠」など、いくつかの情報を論理的に提示できれば、冒頭の結論や後半の再結論も、より説得的になります。そのように、本論を分解しながら書き進めましょう。

 それでもうまく書けない人は、過去に自分が書いた文章を「結論」「本論」「再結論」の3つに分解してみてください。そのうえで、順番を並び替えてみて、型にあてはまるように構成し直すのです。

 そのような練習をくり返していると、自分の文章が何を伝えたいのかわかります。あとは、そこから必要な項目を抜き出してきて、再構成することにより、書くべき文章の流れが見えてくるはずです。

 過去に書いた文章を書き直すのは「リライト」という作業になりますが、リライトを意識しなくても構いません。ただ、過去の文章を並び替え、自然につながるようにするだけで、文章はよりわかりやすくなります。

■まとめ

・型にはめれば文章はスラスラ書ける!
・どこに何を書くべきなのか把握しよう
・「結論」「本論」「再結論」の3つを盛り込もう

 ビジネスで使う文章の型は一定です。「結論」「本論」「再結論」を活用できるよう、練習していきましょう。

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