上司や取引先から評価されたい!おさえておきたいビジネス文書の基本まとめ(役割・特徴・種類)

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Maryland India Business Forum Luncheon
Maryland India Business Forum Luncheon / MDGovpics

企画書、請求書、あいさつ状。ビジネスの現場では、実にさまざまな「ビジネス文書」が使われています。ビジネスパーソンである以上、ビジネス文書を目にしない日はありません。それだけに、避けては通れない存在なのです。

こちらの記事では、そんなビジネス文書の基本である「役割」「特徴」「種類」について簡単に解説しています。普段、深く考えずにひな型を使用している方も、この機会にぜひビジネス文書の基本について考えてみてください。

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ビジネス文書とは

そもそもビジネス文書とは、「ビジネス上で活用される文書全般」のことです。冒頭の企画書、請求書、あいさつ状などは、まさにその代表格です。デスクワーカーなら「今日は書類の作成で一日が終わってしまった……」ということもあるのではないでしょうか。

インターネット全盛期の現代においても、コミュニケーションの主体は言葉と文字であることに変わりはありません。言葉のない映像、文字のない書籍では、情報量が圧倒的に足りません。とくにビジネスでは、証拠を残すという意味で、文書が広く活用されています。

ビジネス文書の役割

そんなビジネス文書の役割はなんでしょうか。大きく、次の3つが挙げられます。

1.伝達(コミュニケーション)

言葉によるコミュニケーションは、臨機応変な対応ができる反面、正確性に欠けることがあります。考えながら言葉を紡ぎだしているのですから、ムリもありません。そこで文書を作成することにより、正確な伝達を実現します。

2.証拠

「言った・言わない」といった言い争いはあらゆる場面でおこっています。しかし、建設的に物事を進めるべきビジネスの現場では、そのような争いは時間と労力のロスでしかありません。そういったトラブルを未然に防ぐために、文書が使われます。

3.記録

白熱した会議。すばらしい意見がたくさん得られ、みんな満足してその場をあとにした。しかし、翌日になり、会議の内容をほとんど忘れてしまった。それでは意味がありませんぶ。文書にしておけば、記憶に頼ることなく保存しておけます。

ビジネス文書の種類

次に、ビジネス文書の種類について見ていきましょう。ビジネス文書は、その役割上、次の3つに分類できます。

1.社内文書

上司から部下へ、あるいは部下から上司へ。社内では、企画書や稟議書などのビジネス文書が飛び交っています。こういった、社内で使われるものが「社内文書」です。

ex.社内文書の例

辞令、通知、回覧、照会、回答、誓約書、表彰、レポート、報告書、稟議書、記録、伝票、データ、休職届、退職届 etc

2.社外文書①業務文書

社外で使われるビジネス文書のうち、とくに業務に直結する内容のものが「業務文書」です。依頼書、交渉状、注文書など、業務上に欠かせない書類となっています。

ex.業務文書の例

依頼書、納品書、回答状、断り状、確認状、注文書、発注書、弁明状、詫び状、送付状、勧誘状、案内状 etc

3.社外文書②社交文書

社外で使われるビジネス文書のうち、とくに儀礼的な内容のものが「社交文書」です。会社のイメージ向上や取引先との関係性を深めるために使用される書類です。

ex.社交文書の例

あいさつ状、招待状、見舞い状、祝い状、弔電、年賀状 etc

ビジネス文書5つのポイント

ビジネス文書の特徴、役割、および種類を理解してうえで、ビジネス文書を書く際には、どのようなポイントに注意するべきでしょうか。意識しておきたいのは次の5つです。

1.明確である

意思伝達に重きがおかれているビジネス文書においては、「何がいいたいの?」という不明瞭な記載はご法度です。明確であることが重要となります。

cf.明確な文書の書き方

2.正確である

相手方に誤解を与えてしまわないように、記載事項は正確にする必要があります。日時や場所、内容の記載に間違いがないように注意しましょう。

cf.正確な文書の書き方

3.読みやすい

ビジネス文書に「難解な記述」「複雑な表現」は不要です。読みやすく、視認性が高い文書を作成することによって、効率の良い意思伝達が可能となります。

cf.読みやすい文書の書き方

4.わかりやすい

わかりやすさも重要なポイントです。いくら明確で正確な文章であっても、視認性が高くても、非論理的な文章では理解が促進されません。理路整然としていることが大切です。

cf.わかりやすい文書の書き方

5伝わりやすい

意思伝達のツールである以上、伝わりやすさにも配慮したいところです。「結論から先に」「ポイントは箇条書きで」など、工夫次第で伝わりやすい文書になります。

cf.伝わりやすい文書の書き方

まとめ

ビジネスパーソンである以上、ビジネス文書を上手に活用することが求められます。一方で、ビジネス文書をマスターすれば、あらゆる業務において有利にはたらくことは間違いありません。

便利なひな型にばかり頼っていると、本質を見失ってしまう可能性もあります。方法論だけでなく、その意義や役割についてもしっかりと把握し、今後のビジネスに役立てていただければと思います。

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