仕事ができない人の文章には「現状」「課題」「解決策」が欠けている


 ビジネスシーンで使われる文章の目的は、主に「報告」です。あるいは、単純に「情報共有」と言い換えてもいいでしょう。

 では、ビジネスにおける報告・情報共有の本質はなにか。それは、「自分の行動がどう会社(組織)に貢献する(した)か?」を、端的に説明することに尽きます。

 そこから、ビジネスで使われる文章に必要な要素が浮かび上がってきます。具体的には、「現状」「課題」「解決策」の3点です。

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あらゆるビジネスは「行動+結果=貢献」である

 あらゆるビジネスは、「行動+結果=貢献」という図式で成り立ちます。何らかの行動をし、そこでもたらされた結果が、社会への貢献を生む。売上や利益はその対価です。

 たとえば、私たちが日常的に利用している小売店。小売店は、食品や日用品取り扱い(行動)、販売することで(結果)、人々の生活を支えています(貢献)。

 また、無形サービスの代表であるコンサルティングは、相談を受け(行動)、改善を促し(結果)、クライアントの問題解決を実現しています(貢献)。

 そしてこのことは、会社に所属する個人にも当てはまります。

 会社に所属して給料を得ている以上、社員はつねに、会社に対する貢献を期待されています。営業や企画、経理まで、すべての人に「行動+結果=貢献」が求められるのです。

ビジネスシーンの文章に必要な「現状」「課題」「解決策」とは

 このように、「行動」「結果」「貢献」という営みをくり返すことがビジネスであるとすれば、その現場で、求められる文章の要素もわかります。

 それは、「現状」「課題」「解決策」の3点です。

 現状がどうなっており、どんな課題があり、どうすれば解決できるのか。それらの情報が、貢献をもたらす結果と、結果につながる現状を浮き彫りにします。

 その点、仕事ができる人は、資料、報告書、提案書など、あらゆる文章(文書)にこれら3つの要素を盛り込んでいます。その結果、自らの貢献を端的に伝えられます。

 一方、仕事ができない人は、これら3点を意識できていない。そのため、「もっと要点を絞れ」「だから何が言いたいんだ」などと、批判されてしまうわけです。

「現状」「課題」「解決策」を活用した文章構成

 「現状」「課題」「解決策」という3点が必要であると理解したうえで、文章の構成として、理想的なのは次のような流れです。

1.冒頭で結論(解決策)を述べる(主張)

 まず、冒頭で結論(解決策)を提示します。

 現場のビジネスマンは、みんな忙しいものです。誰もが時間を気にしています。そのため、冒頭から結論としての解決策を提示するのが基本となります。

例:新商品は「脂肪の代謝を促進する機能性食品」を打ち出すべき。

2.結論の裏付けとなる現状と課題を提示する(問題提起)

 解決策を提示したうえで、調査結果をもとに分析した現状と課題を提示します。

 解決策を読んだ人は、「なぜその結論に至ったのか?」を考えています。そこで、データを軸に分析した現状と課題を提示し、ロジカルに説得していきます。

例:◯◯研究所の調査によると、ダイエットブームと高める健康志向に支えられた◯市場は◯億円まで伸びており、ここ数年で◯%の成長を記録。一方、我社の商品は◯年代へのアプローチができておらず、売り上げ低迷につながっている。そこに課題がある。

3.解決策への因果論理と補足事項の紹介(主張の再提示と補足)

 現状と課題を明らかにしたうえで、再度、解決策を提示します。

 このとき、現状・課題・解決策の因果論理を明確にすることが大切です。そこで、詳細としての補足事項を紹介し、さらに説得力を高めていきます。

例:現状と課題をふまえたうえで、最適なアプローチとなるであろう新商品◯◯を提案する。具体的な商品概要としては……。

まとめ

 仕事ができる人の文章には、「現状」「課題」「解決策」という3つの要素が盛り込まれている。

 理想的な文章の構成は次のとおり。

1.冒頭で結論(解決策)を述べる(主張)
2.結論の裏付けとなる現状と課題を提示する(問題提起)
3.解決策への因果論理と補足事項の紹介(主張の再提示と補足)

 お付き合いありがとうございます。多謝。

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