ポイントは“説明の順序”にあり!もっとも相手に伝わる説明の順番5ステップ

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研究計画書,書き方,大学院,MBA,社会人

 相手に“伝わる”説明ができるかどうか。そのことは、私たち現代人にとって、まさに死活問題です。それにより人生は、良くも悪くもなるためです。

 自らの想いを相手に伝えることができれば、ビジネスでも、恋愛でも、主導権をにぎれます。ビジネスでは、商談がうまくいき、恋愛では、意中の人を射止められるでしょう。

 一方で、自分の想いを相手に伝えられない人は、あらゆるシーンで苦汁をなめることとなります。「なぜ伝わらないんだ……」と嘆き、悩み続けることになるかもしれません。

 とくに社会人の場合、「あいつの説明はわかりづらい」などと思われた瞬間、それがイコール“無能”という評価につながり兼ねません。実に、由々しき事態です。

 では、どうすれば相手に伝わる説明ができるのでしょうか。ポイントは説明の“順番”にあります。本書『一番伝わる説明の順番』から、もっとも伝わる説明の順番を紹介しましょう。

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なぜ説明の“順番”が大事なのか?

 そもそも、なぜ伝わる説明をするために、説明の順番が重要となるのでしょうか。

 本書の作者であり、戦略コンサルタントの田中耕比古氏は、説明が下手な人の特徴として、次の3つを挙げています。

・何をどの順番で説明するのか整理できていない

・説明する相手の理解レベルを意識していない

・自分が何を言いたいのか決まっていない

 このうち、「相手の理解レベル」と「自分が何を言いたいのか」については、事前に考えておけば問題なさそうです。ただ、正しい順番については、試行錯誤が必要です。

 そこで本書では、戦略コンサルタントとして活躍されている著者の経験をふまえて、もっとも伝わる説明の順番を紹介してくれているのです。

もっとも伝わる説明の順番5ステップ

 本書『一番伝わる説明の順番 』で紹介されているもっとも伝わる説明の順番は、次の5ステップから成り立っています。

①前提をそろえる

②結論・主張・本質

③根拠・理由・事実

④補足情報

⑤結論・相手に促したいアクション

 それぞれの具体的な内容について見ていきましょう。

①前提をそろえる

 実際の説明に入るまえに、まず、「前提をそろえる」ことからはじめます。

 ここで言う「前提をそろえる」とは、これから話す内容について、相手がどの程度のレベルの知識をもっているのかを確認し、話す範囲や情報を精査することを意味します。

 まさに、説明をするまえの“地ならし”のようなものと言えるでしょう。

②結論・主張・本質

 次に、「結論・主張・本質」を伝えます。

 このとき、結論や主張に加えて“本質”と記載されている理由は、重要なことを一言で言えるよう意識するべきだからです。本質とは、短い言葉で表現できることを意味します。

 ただし、結論に至る説明に関しては、長くなっても問題ありません。

③根拠・理由・事実

 さらに、結論や主張に関する「根拠・理由・事実」を伝えます。

 結論や主張は、それだけでは説得力がありません。そこで、根拠となる理由や事実を紹介することで、結論や主張に説得力をもたせることが求められます。

 このときに重要なのは、あくまでも客観的な事実を伝えることです。

④補足情報

 そして、「補足情報」も伝えていきます。

 補足情報の内容としては、根拠にいたった経緯や背景、その他の追加しておくべき情報などが挙げられるでしょう。文字通り、結論や主張の補足です。

 補足情報は、結論や主張の内容によって変わってきます。

⑤結論・相手に促したいアクション

 最後は、「結論・相手に促したいアクション」について伝えます。

 とくに説明が長くなってしまったときは、あらためて結論を述べ、説明全体をまとめると良いでしょう。加えて、相手に促したいアクションについても伝えることが大切です。

 伝えることの先にあるのは、思考を含む相手の行動なのですから。

まとめ

 あらためて、もっとも伝わる説明の順番を確認しておきましょう。次のとおりです。

①前提をそろえる

②結論・主張・本質

③根拠・理由・事実

④補足情報

⑤結論・相手に促したいアクション

 とくにビジネスシーンでは、この5ステップをふまえ、より伝わる説明ができるように工夫してみてください。きっと、周囲からの評価が好転することでしょう。

 その他にも本書では、「相手の思考を整理するコツ」「印象に残る伝え方のコツ」、さらには「説明力を磨くトレーニング」なども紹介されています。

 自らの説明力を向上させたい人は、ぜひ、手にとってみてはいかがでしょうか。

一番伝わる説明の順番

目次

第1章 説明が下手な人は、何が間違っているのか
第2章 わかりやすい説明の順番
第3章 説明力を高める!「自分の思考」を整理するコツ
第4章 理解度が高まる!「相手の思考」を整理するコツ
第5章 印象に残る伝え方のコツ
第6章 説明力を磨く思考習慣&トレーニング

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